運搬業務をServiに任せ、本質業務である患者さんの対応に集中
もっと「通いたくなる歯医者さん」へ

■導入理由は広い診療エリアでカルテ等を運搬するスタッフの負担軽減のため
約450㎡に８つの診療室などを構える広大なクリニック内を、カルテや治療器具の運搬で日に数十往復していたスタッフの作業負荷を軽減できました。
■Servi（サービィ）が生み出した時間で患者さんへのホスピタリティを向上
運搬作業をServiに任せることで生まれた時間を患者さんとの対話に充てるほか、次の診療の準備時間や会計の待ち時間も短縮。ホスピタリティの更なる向上を実現しました。

院長や事務長は、カルテや治療器具を持って広い院内を行き来する運搬作業を課題と感じていました。また診療室のリセット時間や会計の待ち時間を削減し、患者さんとのコミュニケーションに注力することで、クリニックのホスピタリティを向上させたいと考えていました。
そこでServiの導入を決定。1日2㎞の運搬作業をServiが代替し、リセット時間の1割、会計の待ち時間の3～4割削減を実現し、そこで生まれた余裕時間を患者さんとの対話に当てています。

ホスピタリティの高さが山口歯科クリニックの強み

山口歯科クリニック様の特徴を教えてください

患者さんとのコミュニケーションを大切になさっているんですね

山口様
やはり患者さんは“歯医者が大嫌い”なので、優しい明るい笑顔でお迎えして、少しでも安心していただきたいです。歯科医師だけが患者さんを治療するのではなく、例えば受付もチームの一員ですし、当院では歯科助手と呼ばず“キュアアドバイザー”と呼ぶのですが、そういうスタッフが、患者さんが少しでも辛く思わずに治療を受けられるように応対することを目指しています。
このスタッフの笑顔が見たい、このスタッフがいればなんとなく気持ち良く治療が受けられると思って来院いただきたいと思っています。

患者さんに向き合うスタッフの負担軽減は長年の課題だった

導入の経緯について教えてください

では、Servi導入前に感じていた課題を具体的に教えてください

山口様
受付で患者さんをお迎えし診療室にカルテを持って行くのですが、1人分ずつカルテを持って行っていました。あと、診療室で患者さんの治療を終えお見送りした後に片づけをして、カルテの整理をしてそれを受付に持っていくという流れでした。
とにかくクリニックが広いし、スタッフも患者さんを待たせたくないという思いが強いので、クリニック中を走り回っているような状態で、スタッフの疲労が心配でした。
また、運搬の時間もムダです。カルテを運ぶのは誰でもできるはずだし、どうにかならないかとずっと考えていました。理事長も同じ問題意識を持っていて、「何とかしないといけないよね」という話をしていました。
導入に際しての不安は、とにかくスタッフが使い切れるかということだけでした。運ぶ機能に関しては多分絶対使えると思っていたので、あとはスタッフがどう使ってくれるかということでした。

スタッフの一員として、Serviがスタッフの負担を減らし余裕を生んだ

以前はどんなことに困っていましたか。Servi導入後は解決されましたか

Servi導入の効果をお聞かせください

Serviの活用でクリニックの付加価値を向上

Serviの導入はスムーズでしたか

佐藤様
導入した直後は、みんな「使わない方が楽」という感じで、自分たちでカルテを運んでいました。事務長から「今日はこれだけしか動いていません」という報告もあったくらいで最初は使えていなかったと思います。

山口様
最初はスタッフがどうしても使ってくれなくて、私だけ操作ボタンを押しているような感じでした。Serviの営業担当の方が定期的にレポートをくださり、「今の利用状況だと1回当たりいくらです、だからもっと使ってください」とマメに連絡をくださいました。それで私も「みんな、使いなさい」としつこく言って促しました。 担当の方はスタッフが使いやすいよういろいろ工夫もしてくださったので、それでだいぶ使えるようになってきたと思います。

患者さんの、Serviに対する反応をお聞かせください

山口様
スタッフが患者さんをご案内している時に、「これ、すごいわね」と言ってくださったり、 お子さんが喜んだり。「最新のものを取り入れる心構えを見習わないといけないと思いました」とアンケートに書いてくださった方もいます。
「山口歯科クリニックは新しいものをどんどん取り入れるところです」という宣伝の意味も含めて導入したいと思ったので、そういう反応をいただけたのは大きいと思います。

業務以外でServiを活用していることはありますか

小野田様
毎月、スタッフの誕生日のイベントをやっているのですが、キャリーちゃんにケーキを運んでもらっています。誕生日のバースデーソングも流れるので、かわいらしくて、すごくうれしかったです。

佐藤様
今はもうスタッフの一人という感じになっています。キャリーちゃんがクリニックに入って本当に良かったなと思います。

スタッフがもっと本質業務に集中できるように

今後クリニックをどう運営していきたいか、展望をお聞かせください

本日はお話、ありがとうございました。